Lưu ý cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể nhờ bên thứ 3 lập hóa đơn. Ảnh: einvoice.cmit.com.vn

Được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử (HĐĐT) và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT) lập HĐĐT cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.

HĐĐT ủy nhiệm phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm và phải đúng thực tế phát sinh. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên và phải thể hiện đầy đủ thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); thông tin về HĐĐT ủy nhiệm (loại, ký hiệu, ký hiệu mẫu số HĐ);mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán HĐ ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên HĐ ủy nhiệm);

Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐTdo đó bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2000/NĐ-CP.

Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Theo đó, trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập HĐ thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập HĐ là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn để thông báo việc điều chỉnh cho từng HĐ có sai sót  hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều HĐĐT có sai sót đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) phát sinh HĐĐT điều chỉnh.

Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót và người bán đã xử lý điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện HĐ có sai sót tiếp thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện như đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu tại bảng tổng hợp đã gửi thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT bổ sung.  

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Trường hợp người bán lập HĐ khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy HĐĐT đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy.

Trường hợp theo quy định HĐĐT được lập không có ký hiệu mẫu số HĐ, ký hiệu HĐ, số HĐ có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

Đối với nội dung về giá trị trên HĐĐT có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các HĐĐT điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả HĐĐT bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của cơ quan thuế. Ảnh: sonhoang.com.vn

Hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Về nguyên tắc HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách san, bán lẻ thuốc tân dược dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được chọn sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Nội dung HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung: Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế); tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của cơ quan thuế.